結論は後?

職場でのコミュニケーションは大切だとよく言われますので、皆さんの所でも色々工夫はされているかもしれません。昔から相手に伝える時、特にビジネスの場では、「結論から先に!」と言われます。私も、毎回上司から口酸っぱく教わってきました。これは、ビジネスシーンでは当たり前ですし、部下が上司に「ほうれんそう」を行うときはこのケースがほとんどです。

ただ、この一般論と逆の場合があると私は思います。それは悪い知らせを伝える時です。

悪い話の場合、受け手がショックを受けてしまって、その後の内容は耳に入っていないのではと思われます。特に、相手にとって望まないこと等を従業員へ伝える場面では影響が大きくなります。こんなケースでも、伝える側が立場的に上であってもできれば上手に相手に伝えられるといいですね。

相手にとってあまり嬉しくないことを伝える場合の工夫として「伝える順番」と「沈黙」を意識します。まずは、背景や理由を伝えて相手が状況を想像しやすくします。そのあと、もし悪い状況にならないためにやったことがあれば「○○をしたが・・・」と伝えます。そしてできれば少し「沈黙」を入れてから、結論を伝えます。ほとんどの方の場合、相手や自分にとって都合の悪いことや話しにくいことを伝える際、早口になってしまったり、しゃべり続けてしまいます。居心地が悪いですし、できれば早くその場を終えてしまいたくなるのかもしれませんね。でもこの「沈黙」は、さまざまな効果を生んでくれますので、恐れずに入れるようにしてみてください。難しいかもしれませんが、はじめはパターンとして入れてみてください。余裕が出てきたら「沈黙」を相手と事実を共有したり、今まで話してきたことを確認したり、相手の反応を感じたりする時間として使ってみてください。

相手にとって悪い話の時は、「順番を考えて、沈黙を入れながら、結論は一番最後」に伝えてみてください。何よりもメッセージを伝える側も落ち着けますので、おすすめです。

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